Funkcje CRM

Advisor247 CRM to w pełni funkcjonalna aplikacja do zarządzania relacjami z klientami. Co jednak najważniejsze, gotowa na indywidualne dopasowanie do potrzeb Twojej organizacji. Dzięki elastyczności konfiguracji, możemy odwzorować zachodzące w Twojej firmie procesy, tak aby funkcje CRM i sam system faktycznie przyczynił się do wzrostu efektywności pracy i przychodów ze sprzedaży.

Zapoznaj się z głównymi grupami funkcji, ale pamiętaj, że w ramach wdrożenia możemy dostarczyć o wiele więcej.

Kompletna wiedza o kontrahentach

  • Baza danych firm i kontaktów
  • Możliwość definiowania dodatkowych sekcji, pól i własnej klasyfikacji
  • Oznaczanie relacji pomiędzy firmami
  • Przechowywanie historii komunikacji i kontaktów z Kontrahentami

Koordynacja pracy własnej i współpracowników

  • Delegowanie zadań i kontrola ich realizacji
  • Automatyczne informowanie o zadaniach przydzielonych do użytkownika
  • Mechanizm przypomnień o zadaniach do wykonania
  • Użycie kalendarza współdzielonego z innymi osobami
  • Zarządzanie kalendarzami współdzielonych zasobów

Zarządzanie procesem sprzedaży i reklamacji

  • Śledzenie okazji sprzedażowych, poprzez pełen cykl sprzedaży
  • Użycie mierzalnego procesu sprzedaży
  • Zarządzanie budżetami sprzedaży
  • Baza produktów
  • Możliwość generowania ofert i umów na podstawie bazy produktów
  • Analiza szczegółów zmian w zakresie oferty i sprzedaży na przestrzeni czasu
  • Wielowalutowość produktów, ofert i raportów
  • Kontrola jakości zamówienia przy użyciu list kontrolnych
  • Obsługa posprzedażna, zgłoszenia serwisowe, reklamacje

Narzędzia do komunikacji i marketingu

  • Planowanie i realizacja projektów oraz kampanii, wyliczanie zwrotu
  • Korespondencja seryjna e-mail
  • Wbudowany klient poczty elektronicznej e-mail
  • Komunikacja SMS

Praca z dokumentami

  • Możliwość przechowywania dokumentów
  • Generowanie dokumentów na podstawie szablonów
  • Integracja z dokumentami MS Office

Współdzielenie wiedzy firmowej

  • Strefa współdzielona
  • Artykuły bazy wiedzy wraz z możliwością wymuszenia obiegu

Zarządzanie uprawnieniami

  • Definiowanie uprawnień do ekranów, pól
  • Uprawnienia dostępu do rekordów, regionalizacja
  • Ograniczanie dostępu do wybranej korespondencji i dokumentów

Wsparcie zarządzania procesami

  • Automatyczne powiadomienia
  • Definiowanie procedur postępowania
  • Pola kalkulowane

Raportowanie i analiza danych

  • Możliwość eksportu danych do formatu MS Excel
  • Szczegółowe zestawienie z działań handlowych i komunikacji
  • Możliwość tworzenia własnych raportów

Integracja

  • Integracja z bramką SMS
  • Integracja z innymi systemami
  • Integracja z programem pocztowym MS Outlook
  • Synchronizacja z telefonami
  • Wymiana danych ze stroną www lub aplikacjami webowymi
  • Integracja z centralą telefoniczną lub systemem call center

Bogata funkcjonalność to nie wszystko

Ważne jest to, czy system jest elastyczny w konfiguracji, czy można go dopasować do procesów w Twojej organizacji. Chętnie o tym porozmawiamy.

Kontakt

Monitoring zachowań

Monitoring zachowań to moduł dodatkowy, poza pełną funkcjonalnością systemu, pozwalający śledzić wszystkie operacje użytkowników w systemie CRM oraz automatycznie reagować w przypadku wykrycia określonych zachowań, zdefiniowanych przez administratora. Moduł składa się z dwóch grup funkcji: rejestracji informacji i definiowania reguł monitorowania.

Wersja mobilna

Aplikacja działająca na platformach iOS i Android pozwala na szybki dostęp do najważniejszych informacji o klientach, wykonywanie połączeń telefonicznych, wysyłanie wiadomości SMS a także rejestrację spotkań i zadań.

Funkcje i narzędzia systemu CRM

Dobry system wyposażony jest w wyspecjalizowane narzędzia, które ułatwiają jego użytkownikom pracę na wszystkich poziomach. Nie inaczej jest w przypadku systemu Advisor247 CRM, który został opracowany dla przedsiębiorców ceniących sobie uniwersalność oraz skuteczność. Decydując się na nasz produkt, otrzymują Państwo: pełną wiedzę o kontrahentach (baza firm oraz ich pracowników, informacje o klientach, itp.); możliwość koordynowania pracy (zarówno własnej, jak i współpracowników); narzędzia do komunikacji oraz marketingu (korespondencja seryjna, komunikacja SMS); narzędzia do zarządzania procesem sprzedaży; raportowanie oraz analizę danych i znacznie więcej.

Szczegółowy opis funkcji CRM

Kompletna wiedza o kontrahentach

  • Baza danych firm i kontaktów
    Baza firm, osób zatrudnionych lub związanych z daną organizacją. Informacje o klientach, firmach współpracujących, partnerach, dystrybutorach, dostawcach, itp. Możliwość oznaczania firm i osób, jako danych archiwalnych. Śledzenie zmiany nazwy oraz faktu przekształcenia w inny podmiot gospodarczy.
  • Możliwość definiowania dodatkowych sekcji, pól i własnej klasyfikacji
    Definiowanie konfiguracji ekranów, sekcji i widocznych pól w ramach każdego typu ekranu. Definiowanie dodatkowych pól (np. pola wyboru, wielo-wyboru, opcji, szczegółowych opisów). Możliwość zdefiniowania pól kalkulowanych, które automatycznie klasyfikują dany rekord na podstawie istniejących danych lub danych pochodzących z innych systemów: np. po wielkości zakupów, terminowości wpłat lub według innych dowolnych algorytmów. Wszystkie dodatkowe pola są dostępne w filtrach, jako kryteria wyszukiwania.
  • Oznaczanie relacji pomiędzy firmami
    Możliwe jest ustawianie relacji i hierarchii między firmami (np. główna siedziba -> oddział regionalny -> pododdziały). Drzewo hierarchii dostępne jest na ekranie firmy. Można bezpośrednio przechodzić między powiązanymi firmami.
  • Przechowywanie historii komunikacji i kontaktów z Kontrahentami
    Przechowywanie pełnej historii komunikacji: poczty elektronicznej przychodzącej i wychodzącej, pism i dokumentów, rozmów telefonicznych, komunikacji SMS, uczestnictwa w kampaniach prowadzonych poprzez mass-mailing.
    Przechowywane są wszystkie spotkania i zadania, zarówno te zrealizowane, jak i zaplanowane. Każde zdarzenie zawiera takie informacje jak: tytuł, opis, pracownik odpowiedzialny, termin wykonania, priorytet, typ zadania, osoba do kontaktu po stronie klienta.
    Ponadto każdy wpis może być związany z konkretną sprzedażą, zleceniem serwisowym, projektem. To umożliwia łatwe wyświetlenie historii współpracy związanej z konkretną sprawą. Wszystkie przeterminowane zadania są wyraźnie oznaczone na ekranie klienta.

 

Koordynacja pracy własnej i współpracowników

  • Delegowanie zadań i kontrola ich realizacji
    Planując nowe zadanie do wykonania, można je oddelegować innej osobie. Osoba, której przypisano zadanie, otrzymuje powiadomienie (e-mail, SMS), dzięki temu może zapoznać się ze jego szczegółami i wymaganym terminem realizacji. Osoba, która oddelegowała zadanie ma w dowolnej chwili możliwość podejrzenia stanu jego realizacji. Może być również poinformowana automatycznie jeżeli zadanie nie zostanie wykonane w terminie.
  • Automatyczne informowanie o zadaniach przydzielonych do użytkownika
    Każde przydzielone zadanie oraz każda przydzielona sprawa (zapytanie ofertowe, zgłoszenie serwisowe) może być niezwłoczne przekazane do osoby odpowiedzialnej w formie wiadomości e-mail lub SMS. W przypadku otrzymania wiadomości e-mail, użytkownik otrzymuje w jej treści link do przypisanej sprawy w systemie Advisor247 CRM. Dzięki tej informacji może niezwłocznie przystąpić do wykonywania przydzielonych obowiązków. Sposób dostarczenia informacji można uzależnić od priorytetu przypisanego zadania, w ten sposób, że tylko zadania z wysokim priorytetem przekazywane są dodatkowo wiadomością SMS, pozostałe zaś w formie wiadomości e-mail.
  • Mechanizm przypomnień o zadaniach do wykonania
    Wszystkie przydzielone zadania oraz zdarzenia zaplanowane w kalendarzu systemu Advisor247 CRM mają możliwość przypisania przypomnienia, które zostanie wyświetlone z zadanym wyprzedzeniem. Sposób dostarczenia przypomnienia zależy od preferencji oraz trybu pracy (biurowa, w terenie, itd.) Przypomnienie może być ustawione z określonym wyprzedzeniem względem zaplanowanego terminu lub może być ustawione w innym dowolnie skonfigurowanym czasie. Przypomnienie wyświetlane jest w jeden lub kilka z poniższych sposobów:

    • w pasku stanu systemu Advisor247 CRM,
    • na stanowisku roboczym (zostaje wyświetlone na komputerze osobistym bez potrzeby bycia zalogowanym do systemu, pod warunkiem zainstalowania integracji z systemem Windows),
    • na urządzeniu przenośnym (np. telefon, PDA),
    • poprzez wysłanie wiadomości SMS.

Ponadto każde zadanie, które nie zostanie zrealizowane w terminie, może skutkować wysłaniem dodatkowej wiadomości e-mail/SMS z przypomnieniem do osoby odpowiedzialnej za zadanie, a w przypadku dłuższego opóźnienia do przełożonego.

  • Użycie kalendarza współdzielonego z innymi osobami
    Kalendarz umożliwia wyświetlenie własnego planu na konkretny dzień lub tydzień jak również wyświetlenie kalendarzy innych osób lub grupy osób np. danego działu czy zespołu. Szczegóły aktywności oznaczonych jako prywatne pojawiają się tylko w kalendarzu właściciela. Dzięki funkcji zapraszania na spotkanie system automatycznie informuje osoby zaproszone i zbiera ich potwierdzenia lub odmowy. Każdy wpis w kalendarzu może mieć indywidualnie skonfigurowane przypomnienie.Jako że kalendarz zintegrowany jest ściśle z systemem CRM, każdy wpis w kalendarzu może być przypisany do konkretnego klienta i konkretnej sprawy związanej z klientem (sprzedaży, zgłoszenia serwisowego, itd.). Dzięki temu zaplanowane zadania również wyświetlają się na ekranie danego klienta oraz na ekranie powiązanej sprawy.Kalendarz obsługuje też możliwość edycji kalendarza innej osoby po nadaniu odpowiednich uprawnień. W ten sposób asystent(ka) może modyfikować wpisy w kalendarzu swojego przełożonego.
  • Zarządzanie kalendarzami współdzielonych zasobów
    Ta funkcja umożliwia prowadzenie osobnego kalendarza dla każdego z dzielonych firmowych zasobów np. urządzeń, pomieszczeń, produktów testowych, akcesoriów konferencyjnych. W ten sposób można łatwo planować nie tyko czas pracy osób, ale także rezerwować wymagane zasoby.

 

Narzędzia do komunikacji i marketingu

  • Planowanie i realizacja projektów oraz kampanii, wyliczanie zwrotu
    W systemie Advisor247 CRM jako projekt traktowane jest przedsięwzięcie, które ma zdefiniowany cel, budżet i czas trwania. Pozwala to na przechowywanie wszystkich zdarzeń, dokumentów i innych danych powiązanych z projektem, a także na podejmowanie określonych czynności względem jego uczestników.Specyfiką projektu jest to, że może dotyczyć wybranej grupy klientów. Projektem może na przykład być: kampania marketingowa – wtedy możemy kontrolować wielkość sprzedaży, które została dzięki temu wygenerowana. Projektem może też być wydarzenie, na które zaproszeni zostają kluczowi klienci – wtedy możemy komunikować się z całą grupą zaproszonych gości, wysyłając np. istotne informacje przed spotkaniem. Innym rodzajem przedsięwzięcia, które obejmuje funkcja projektów jest organizowanie szkolenia.Niezależnie od rodzaju przedsięwzięcia, system daje nam możliwość rejestrowania czasu i kosztów związanych z przygotowaniem i prowadzeniem projektu. Analizując sprzedaż wygenerowaną w związku z projektem i porównując ją do zarejestrowanych kosztów, można tworzyć zestawienia rentowności projektów.
  • Korespondencja seryjna e-mail
    Za pomocą tego narzędzia odbywa się przygotowanie kampanii informacyjnych prowadzonych za pośrednictwem wiadomości e-mail. Przygotowanie każdej wysyłki zaczyna się od zdefiniowania listy odbiorców. Może to być wcześniej zdefiniowana grupa odbiorców lub lista zbudowana w oparciu o specyficzne kryteria wyszukiwania. Następnym etapem jest stworzenie szablonu wiadomości, która może być spersonalizowana dla każdego odbiorcy. Edytor treści umożliwia wysyłanie zarówno prostych, krótkich wiadomości tekstowych jak i bardziej rozbudowanych z elementami graficznymi. Przed samą wysyłką można przeprowadzić jej test na wybrany adres. Można też podejrzeć indywidualne wiadomości. Po uruchomieniu wysyłki system Advisor247 CRM sukcesywnie roześle wiadomości wg zdefiniowanego tempa.
  • Wbudowany klient poczty elektronicznej e-mail
    W pełni funkcjonalny klient poczty umożliwiający odbieranie, wysyłanie wiadomości e-mail i zarządzanie pocztą z poziomu systemu CRM. Dzięki temu dostęp do poczty możliwy jest z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Z dowolnego miejsca w aplikacji można przystąpić do tworzenia nowej wiadomości, załączając dokumenty, broszury, projekty i inne pliki znajdujące się w kartotece klienta, w kartotece danej sprzedaży, zgłoszenia, projektu itd. Jako załącznik może też być wybrany inny plik znajdujący się w strefie współdzielonej lub plik z dysku. Przy wysyłaniu wiadomości, system Advisor247 CRM automatycznie zaproponuje zarchiwizowanie jej i przypisanie do sprawy, której dotyczy.
  • Komunikacja SMS
    Za pomocą tego narzędzia odbywa się wysłanie wiadomości do odbiorcy za pośrednictwem SMS. Wysłana wiadomość zostaje zarejestrowana w historii komunikacji z klientem. Możliwa jest też taka konfiguracja, w której wysyłanych jest wiele SMS-ów o tej samej treści do wielu odbiorców.

 

Zarządzanie procesem sprzedaży i reklamacji

  • Śledzenie okazji sprzedażowych, poprzez pełen cykl sprzedaży
    Kartoteka każdego klienta przechowuje sprzedaże związane z danym klientem. Obejmuje to wszystkie sprzedaże: zrealizowane dotychczas, potencjalne oraz te, które nie zakończyły się sukcesem. Każda okazja sprzedażowa klasyfikowana jest wg obowiązującej w organizacji metodologii.
  • Użycie mierzalnego procesu sprzedaży
    Zdefiniowanie w systemie obowiązującego modelu sprzedaży pozwala na bieżąco kontrolować stan wszystkich przedsięwzięć handlowych. Przy wykorzystaniu danych statystycznych z prowadzonych działań i osiąganych rezultatów można zbudować model, który pozwala na precyzyjne budżetowanie w nadchodzących okresach. Dzięki niemu można porównywać efektywność działań danej osoby, grupy osób i przyjętej metodologii.
    Po zdefiniowaniu założeń handlowych na danych okres, handlowcy, szef sprzedaży i kadra zarządzająca mogą wykorzystywać dostępne dane, aby śledzić aktualny stan realizacji planów.
    Jedną z najważniejszych korzyści wprowadzenia mierzalnego procesu sprzedaży jest usystematyzowanie działań handlowych, co skutkuje: wprowadzeniem dyscypliny dotyczącej wykorzystywanego czasu, identyfikacja błędów w procesie handlowym oraz precyzyjne przewidywanie wahań rezultatów handlowych i ich skali.
  • Zarządzanie budżetami sprzedaży
    Funkcja pozwala na obsługę planów sprzedażowych handlowców. Dla każdego handlowca można indywidualnie określić „target” sprzedaży w zadanym przedziale czasowym. Ponadto, rozbudowane opcje konfiguracyjne, pozwalają na wielowymiarowe klasyfikowanie „targetów”, np. ustalanie indywidualnych planów dla różnych grup produktowych lub dla różnych regionów czy rynków zbytu. Połączenie zapisanych w CRM planów sprzedażowych z rejestrowanymi sprzedażami pozwala w formie raportu uzyskać pełen obraz realizacji planów w odniesieniu do całości firmy, konkretnego handlowca lub wybranego rynku.
  • Baza produktów
    Baza produktów, umożliwia tworzenie struktur produktowych, gdzie pojedynczy produkt może składać się z wielu elementów, zarówno: stałych – wymaganych jak i opcjonalnych. System automatycznie przelicza wartość oferty. W zależności od wybranej konfiguracji, oferta wygenerowana na tej podstawie może zawierać dane szczegółowe lub zbiorcze o oferowanym produkcie.
    Dla każdego produktu można wprowadzić zdjęcia, oraz powiązać dokumentację, taką jak: broszura, specyfikacja techniczna czy dokumenty certyfikacyjne. Są one wtedy łatwo dostępne dla osoby przygotowującej ofertę i mogą zostać dołączone do przygotowanej oferty.
    Dzięki integracji z systemem produkcji lub magazynowym widoczny jest również aktualny stan magazynowy.
  • Możliwość generowania ofert i umów na podstawie bazy produktów
    Użytkownik może przygotować ofertę dla klienta na podstawie zdefiniowanej bazy produktów. Korzystanie z bazy produktów pozwala upewnić się, że stosowane są aktualne ceny i wersje produktów. Dzięki wykorzystaniu numerów identyfikacyjnych produktów, można bezbłędnie przekazywać dane z systemu handlowego do systemu logistyki oraz księgowego.
  • Analiza szczegółów zmian w zakresie oferty i sprzedaży na przestrzeni czasu
    Każda zarejestrowana sprzedaż ma swój niezależny rejestr zmian. Dzięki temu można śledzić wszystkie modyfikacje, które nastąpiły na przestrzeni czasu, wraz ze zmianami w konfiguracji i cenie oferowanych produktów.
  • Wielowalutowość produktów, ofert i raportów
    System Advisor247 CRM pozwala na ofertowanie i realizowanie sprzedaży w wybranej walucie. Wszystkie raporty i zestawienia mogą być realizowane w walucie podstawowej. Każdy produkt może mieć indywidualnie określoną cenę dla każdej waluty.
    Ta funkcja wymaga regularnej aktualizacji kursów tych walut, które są wykorzystywane w systemie.
  • Kontrola jakości zamówienia przy użyciu list kontrolnych
    Funkcja śledzenia sprzedaży umożliwia zdefiniowanie dodatkowych wymaganych uzgodnień, które muszą być ustalone z klientem, przed przyjęciem do realizacji zamówienia od klienta. Mechanizm ten pomaga osobie przyjmującej zamówienie upewnić się, że wszystkie jego istotne aspekty zostały uzgodnione przed potwierdzeniem przyjęcia zamówienia do realizacji.
    Dodatkowe wymagania zbierane z pośrednictwem tej funkcji mogą dokładnie odzwierciedlać wytyczne nałożone przez obowiązujący system jakości lub zasady wypracowane w ramach „najlepszych praktyk”.
    Taka organizacja procedury przyjęcia zamówienia pozwala uniknąć niepotrzebnych błędów, opóźnień i upewnić się, że wszystkie informacje potrzebne do realizacji zlecenia (również na potrzeby innych działów, np. produkcji, logistyki, księgowości) zostały zebrane.
  • Obsługa posprzedażna, zgłoszenia serwisowe, reklamacje
    Dzięki opcji obsługi zgłoszeń serwisowych można w precyzyjny sposób kontrolować pełen proces od momentu zgłoszenia do jego zamknięcia. Obsługa zgłoszenia może mieć zdefiniowane etapy, które umożliwiają w szybki sposób zapoznanie się z sytuacją w serwisie. Każde zgłoszenie może mieć własną klasyfikację, priorytet, kolejność realizacji. Zgłoszenia mogą być automatycznie klasyfikowane oceną ważoną, na którą składają się takie parametry jak: priorytet klienta, typ produktu, rodzaj problemu, itd. Prowadząc skrupulatną rejestrację, można mierzyć średni czas obsługi zlecenia od jego zgłoszenia do zamknięcia. Można też na bieżąco kontrolować czy założone lub zakontraktowane czasy reakcji na zgłoszenie są dotrzymane. Wszelkie sytuacje krytyczne takie jak np. przekroczenia dopuszczalnego czasu odpowiedzi na zgłoszenie mogą być automatycznie raportowane przez system do osoby odpowiedzialnej.

 

Praca z dokumentami

  • Możliwość przechowywania dokumentów
    Każdy typ dokumentu (MS Word, MS Excel, PDF, AutoCad i inne) może być przechowywany w systemie Advisor247 CRM. Dokument może być związany z wybranym klientem jak również z określoną sprawą. Dzięki temu dokumenty są w przejrzysty sposób skatalogowane a dostęp do nich mają tylko te osoby, które posiadają uprawnienia do klienta lub sprawy.
    Ważnym aspektem tej funkcji jest to, że dokumenty będąc zarejestrowane w systemie CRM, są dostępne z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie (oczywiście pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień)
    Dla dokumentu może być przechowywana lista wszystkich historycznych wersji wraz z informacją o tym, kto i kiedy go zmodyfikował. Wykorzystując funkcję porównywania różnic między dokumentami można dokładnie zidentyfikować zmiany naniesione w nowszej wersji dokumentu (funkcja porównywania wbudowana jest w program MS Word).
  • Generowanie dokumentów na podstawie szablonów
    Advisor247 CRM dysponuje mechanizmem generowania dokumentów w formacie MS Word i MS Excel na podstawie zdefiniowanych szablonów. Szablony mogą zawierać elementy („znaczniki”), które podczas generowania podmieniane są danymi z systemu CRM. W ten sposób można tworzyć dowolne dokumenty takie jak: oferta, umowa, potwierdzenie przyjęcia zamówienia, faktura lub dowolne inne pismo. Dzięki stosowaniu szablonów, można zapewnić, że przestrzegane są standardy komunikacji z klientami. Daje to gwarancję, że każdy dokument tworzony i przedstawiany klientowi powstaje wówczas według przyjętego w organizacji wzoru.
    Opcjonalnie można wymusić, aby dany dokument generował się bezpośrednio do formatu PDF. W takiej sytuacji nie ma możliwości nanoszenia w nim zamian, a jedyny sposób to modyfikacja danych w systemie i ponowne wygenerowanie dokumentu. W konsekwencji wymuszony zostaje porządek, standaryzacja i wyeliminowane zostaje ryzyko popełnienia błędu.
  • Integracja z dokumentami MS Office
    Dzięki dodatkowi do pakietu MS Office, dowolny plik w formacie MS Word lub MS Excel, zapisany wcześniej w CRM, możemy otworzyć, wprowadzić zmiany a następnie używając dodatkowego przycisku „Zapisz do CRM”, zapisać automatycznie do bazy, zupełnie tak jabyśmy pracowali z dokumentem zapisanym na własnym dysku. Ponadto, jeśli dokument nie byłby wcześniej zapisany w systemie, aplikacja spyta jakiego dotyczy on klienta, osoby kontaktowej, sprzedaży czy też projektu marketingowego.

 

Współdzielenie wiedzy firmowej

  • Strefa współdzielona
    Niezależnie od dokumentów związanych z określonym klientem lub sprawą, można przechowywać inne ogólnozakładowe dokumenty, takie jak: broszury produktowe, prezentacje, procedury, przepisy itp. Strefa współdzielona posiada też funkcje katalogowania dokumentów w struktury folderów.
    Dzięki konfiguracji można przyznawać indywidualne uprawnienia do poszczególnych folderów i dokumentów.
  • Artykuły bazy wiedzy wraz z możliwością wymuszenia obiegu
    Ta funkcja umożliwia tworzenie bazy wiedzy, której zawartością są „Artykuły Bazy Wiedzy”. Każdy artykuł zawiera tytuł, treść, klasyfikację, słowa kluczowe. Dodatkowo może mieć załączony dokument i odwołanie do zasobu dostępnego w Internecie.
    Za pomocą bazy wiedzy, można tworzyć repozytorium wiedzy o zagadnieniach związanych z własnymi produktami i usługami lub tworzyć wewnątrzzakładowe bazy wiedzy. Wybrane części bazy wiedzy mogą być dostępne dla klientów na firmowej stronie WWW lub poprzez portal dla klienta (po zalogowaniu się przez klienta). Tworząc wewnątrzzakładowe artykuły można wybrać te osoby, które muszą zapoznać się z nową informacją. W takim przypadku każdej z tych osób przy kolejnym zalogowaniu się do systemu, zostanie wyświetlona informacja na ekranie głównym o konieczności zapoznania się z nowym wpisem. Po zapoznaniu się z treścią, fakt ten musi być potwierdzony przez czytającego wybierając odpowiednią opcję na ekranie. W ten sposób można weryfikować, czy pracownicy zapoznali się z informacją.

 

Zarządzanie uprawnieniami

  • Definiowanie uprawnień do ekranów, pól
    Możliwe jest precyzyjne ustalenie uprawnień do wybranych funkcji, ekranów a także wybranych pól. System bezpieczeństwa pozwala też określić czy dany użytkownik może tylko odczytywać informację w danym polu czy także ją modyfikować.
  • Uprawnienia dostępu do rekordów, regionalizacja
    Konfiguracja bezpieczeństwa pozwala zawężać zakres danych dostępny dla wybranego użytkownika, na podstawie dowolnie ustalonych kryteriów (np. region, wielkość, rodziny oferowanych produktów).
  • Ograniczanie dostępu do wybranej korespondencji i dokumentów
    System Advisor247 CRM pozwala na przechowywanie historii kontaktów oraz korespondencji i dokumentów związanych z klientem. Domyślnie wszystkie informacje widoczne są dla użytkownika, który ma dostęp do danych wybranego klienta. Jednak możliwe jest ukrycie wybranej korespondencji i dokumentów tylko do wiadomości wąskiej grupy osób.

 

Wsparcie zarządzania procesami

  • Automatyczne powiadomienia
    System Advisor247 CRM pozwala wykorzystywać automatyczne ostrzeżenia, aby na bieżąco kontrolować istotne aspekty prowadzonej działalności. Aby zdefiniować kryterium wygenerowania ostrzeżenia ustala się warunki brzegowe wskaźników wyliczanych na podstawie danych przechowywanych w systemie CRM.
  • Definiowanie procedur postępowania
    Wprowadzenie procedur postępowania pozwala dokładnie kontrolować etapy realizacji prowadzonego projektu. Definicji procedur może być wiele, dzięki czemu można określić różne sposoby postępowania np. dla różnych rodzin produktów czy typów zgłoszeń. Tak zdefiniowana procedura pozwala kontrolować na jakim etapie jest dany proces oraz kto wykonał dany etap. Ponadto po ukończeniu każdej czynności system może automatycznie przydzielić kolejne zadanie wybranemu pracownikowi oraz automatycznie wysłać informację do pracownika(email/SMS), do klienta lub do innej osoby.
  • Pola kalkulowane
    Pola kalkulowane to specjalny rodzaj pól, które nie są wypełniane przez użytkownika, tylko informacje w nich zawarte mogą być automatycznie wyliczane przez system, zgodnie z założonymi algorytmami. Takie pola mogą służyć do tego, aby np. w szczegółach kontrahenta wyświetlić liczbę dni od ostatniej wizyty, lub średni obrót roczny. W bardziej zaawansowanych scenariuszach, np. w procesie sprzedaży, pole kalkulowane może wskazać szansę powodzenia, na podstawie bieżącego etapu sprzedaży, historii wcześniejszych transakcji, czy też innych parametrów które należałoby wziąć pod uwagę.

 

Raportowanie i analiza danych

  • Możliwość eksportu danych do formatu MS Excel
    Dowolną listę widoczną w aplikacji można wyeksportować do formatu dokumentu MS Excel. Dzięki mechanizmowi filtrowania według wszystkich pól, możliwości ustawienia w widoku tabelarycznym dowolnych kolumn, mechanizm eksportu do MS Excel może być z powodzeniem wykorzystywany do przygotowywania szybkich raportów.
  • Szczegółowe zestawienie z działań handlowych i komunikacji
    W związku z tym, że wszystkie informacje rejestrowane są w jednym centralnym systemie, możliwe jest na bieżąco przeglądanie szczegółowych zestawień i analizowanie zbiorczych statystyk o wszystkich aspektach prowadzonych działań. Dane można przeglądać w zadanym okresie, dla danego regionu, dla danego klienta, typu klientów, dla danego pracownika, dla danego typu aktywności lub wg innej wybranej przez użytkownika klasyfikacji.
    Innym zastosowaniem tej funkcji jest możliwość zestawienia tylko zadań zaplanowanych lub tylko przeterminowanych. Daje to możliwość sprawdzenia stanu prowadzonych działań w ramach całej organizacji lub w wybranym dziale.
  • Możliwość tworzenia własnych raportów
    Możliwość tworzenia dodatkowych raportów z wykorzystaniem wbudowanego edytora raportów, który pozwala na grupowanie, filtrowanie, wyliczanie statystyk. Ponadto dostępna jest opcja generowania raportów z wykorzystaniem aplikacji MS Excel. Umożliwia to tworzenie dowolnych zestawień, analiz, wykresów z wykorzystaniem ogólnie znanego narzędzia. Tak utworzony raport można zapisać, jako szablon raportu w systemie i wykorzystywać w przyszłości zasilając aktualnymi danymi.

 

Integracja

  • Integracja z bramką SMS
    Integracja systemu CRM z bramką SMS pozwala wysyłać bezpośrednio z aplikacji pojedyncze wiadomości na telefony komórkowe klientów, ale też przeprowadzać wysyłki masowe. Za pomocą SMS-ów system może też informować o wybranych zdarzeniach, np. klient dowie się że jego reklamacja została zarejestrowana w systemie, a handlowiec że ktoś przydzielił mu nowe zadanie o wysokim priorytecie.
  • Integracja z innymi systemami
    Dzięki wymianie danych z dowolnym systemem zewnętrznym (np. ERP) możliwe jest zebranie wszystkich informacji o klientach i współpracy z nimi w jednym miejscu. Z jednej strony istnieje możliwość synchronizacji bazy klientów, sprzedaży i rozliczeń z systemem księgowym, z drugiej, jeśli w firmie wykorzystywane jest oprogramowanie magazynowe, baza produktów CRM może być zasilana z zewnętrznej aplikacji. Zakres integracji, kierunki wymiany danych z poszczególnymi aplikacjami, sposób prezentowania ich w CRM są zawsze konfigurowane indywidualnie, w ramach wdrożenia systemu.
  • Integracja z programem pocztowym MS Outlook
    Integracja z programem pocztowym umożliwia archiwizowania wysyłanej i odbieranej korespondencji do systemu CRM w trakcie korzystania z klienta poczty. Dostarczamy wtyczkę do programu MS Outlook w wersji 32 i 64 bitowej.
  • Synchronizacja z telefonami
    Poprzez uruchomienie integracji z urządzeniami przenośnymi można synchronizować zaplanowane w kalendarzu spotkania, zadania oraz bazę kontaktów.
  • Wymiana danych ze stroną www lub aplikacjami webowymi
    Integracja ze stroną internetową lub sklepem odbywa się poprzez odpowiednio skonfigurowane webserwisy. Wybrane informacje z systemu CRM (takie jak otwarte projekty, dokumenty, artykuły bazy wiedzy) mogą być publikowane na firmowej stronie www, podobnie jak baza produktów może być synchronizowana z bazą zewnętrznego sklepu internetowego. Advisor247 CRM może też pobierać dane, aby np. zarejestrować w CRM nowego klienta który wypełnił formularz na stronie lub przyjąć zamówienie złożone w sklepie internetowym lub portalu klienta.
  • Integracja z centralą telefoniczną lub systemem call center
    Współpraca z centralą telefoniczną lub systemem Call Center pozwala bezpośrednio z aplikacji CRM wykonywać połączenia telefoniczne, lub prezentować informacje o dzwoniącym kliencie, na podstawie jego numeru telefonu.